社内にPMがいない会社のシステム開発外注ガイド|要件定義から開発会社選びまで

社内にPMがいない状態で、初めてシステム開発を外注しようとしている方に向けた記事です。結論から言うと、要件定義を誰と進めるかを先に決め、その工程から一緒に入れる開発会社を選ぶと、手戻りと追加費用の多くを避けられます。この記事では、外注の前に決めること、開発会社の選び方、契約の考え方、よくある失敗を順に説明します。

PMがいないまま外注すると、何が起きるのか

多くの場合、「こういうものが欲しい」という要求のまま発注され、要件が固まらないまま開発が進みます。その結果、作り始めてから「思っていたものと違う」が見つかり、手戻りと追加費用が生まれます。

家づくりにたとえると、「リビングは広く」「書斎が欲しい」が要求で、「間取りはこう、構造材はこれ」が要件です。要求を要件に落とす人がいないまま工事を始めれば、途中で壁を壊すことになります。システムも同じで、要求と要件の溝を埋める役割がPMです。

この溝は、発注側の努力だけでは埋まりにくいものです。JUASの調査でも、予定どおりの工期・予算で終わったプロジェクトの割合と、品質に満足したプロジェクトの割合が、この10年で下がる傾向にあると報告されています(JUAS ソフトウェア・メトリクス調査2026)。

詳しくは「ITプロジェクトの失敗理由の９割は、プランニングの失敗」で説明しています。

外注の前に、社内で決めておくことは何か

決めておくことは、次の3つです。仕様の細部は、開発会社と一緒に決めれば構いません。

1. 何のために作るのか:解決したい業務の課題と、システムを入れてやめたい作業
2. 誰が決めるのか:社内の決裁者と、開発会社とやり取りする窓口の担当者
3. 今どうしているのか:現在の業務の流れ、使っているシステムや帳票、Excel

3つ目の「今どうしているのか」を飛ばすと、新しいシステムで何が変わるのかを誰も説明できなくなります。現状を調べる意味は「システム導入の成否は、現状分析が９割」に、決める人が決まらないと何が起きるかは「社内政治が終わっている会社には手が出せない」に書いています。

要件定義は誰が担うべきか

要件定義の責任は発注側が持ち、進め方は要件定義から入れる外部のPMに任せるのが現実的です。社内にPMがいないなら、決める力は社内に、整理して進める力は外部に置きます。

進め方	良い点	気をつける点
社内の担当者だけで要件定義をする	業務を一番よく知る人が決められる	要件の書き方や抜け漏れの確認に慣れておらず、開発会社ごとに解釈が分かれやすい
開発会社に丸ごと任せる	社内の手間が少ない	業務のルールが伝わらず、「作れるもの」が要件になってしまう
外部のPMと一緒に進める	社内が決め、外部が整理する分担で、要求と要件の溝を埋められる	社内の窓口が判断に時間を割く必要がある

要件定義は、仕様書を書く作業ではありません。利用者がどの画面で何をするかという、人の動きを設計する工程です。この考え方は「要件定義はユーザーの行動を設計する工程だと認識しよう」で説明しています。

開発会社はどう選べばよいか

価格より先に、要件定義から入れるか、誰がPMを担うかを確かめます。PMがいない会社にとって、開発会社に一番求めたいのは「前に進める力」だからです。

確かめる観点	聞くこと	見落とすと起きること
要件定義から入れるか	要件定義の進め方と、そこで作る成果物	要件があいまいなまま見積もりが出て、後から増える
誰がPMを担うか	担当するPMの名前と経験、PMが同席するか	営業と開発の間で話が伝わらない
似た規模の実績	利用者数や体制が近い案件で、何を担当したか	規模が上がったときの判断に慣れていない
体制	1名だけの参画か、チーム単位か	担当者が抜けると止まる
情報の取り扱い	プライバシーマークなどの認証、AIや外部サービスの使い方	個人情報や社外秘の扱いで後から問題になる
引き継ぎと保守	リリース後の保守の形、文書の残し方	作った会社以外では直せないシステムになる

見積もりの金額だけで比べると、要件があいまいな部分を「安く見積もった会社」が選ばれがちです。値段が不透明になる理由は「システム開発の値段が不透明になる背景」に書いています。

見積もりと契約はどう考えればよいか

要件が固まる前に、開発全体の正確な見積もりは出ません。要件定義までを先に契約し、固まった要件をもとに開発を見積もる、という2段階が安全です。

• 準委任:作業に対して費用を払う契約。何を作るかを決めていく段階に向いています
• 請負:完成した成果物に対して費用を払う契約。作るものと完成の基準をはっきり書ける範囲に向いています

RFPだけで正確な見積もりが出ない理由は、「RFPで正確な見積もりを出すのは極めて困難」で詳しく説明しています。

よくある失敗と避け方

よくある失敗は、次の3つです。どれも、外注の前に避けられます。

失敗	原因	避け方
開発の途中で仕様が何度も変わる	要求のまま発注し、要件定義を省いた	要件定義を開発と分けて契約し、決めた内容を文書で合意する
会議で何も決まらない	社内の決裁者と窓口が決まっていない	外注の前に、誰が何を決めるかを社内で決めておく
安く発注したのに、最終的に高くつく	見積もりの安さで選び、あいまいな部分が後から追加費用になった	要件定義の進め方とPMを比べてから、金額を比べる

当社ではこう進めています

当社は、PMを含むチーム単位で、要件定義から参画することを基本にしています。2つの案件で、どう進めたかを紹介します。

モバイルオーダーの再構築(大手外資系ファーストフードチェーン)では、全国1,000店舗強で使われるシステムの作り直しに、PL/Tech Leadとして要件定義から入りました。要件定義では、注文の流れと、条件の組み合わせで増えていくクーポンの適用ルールを整理しました。プロジェクト全体は約20名で、当社からは最大4名が参加し、お客様側のチームと役割を分けて進めています。2026年11月初旬にフルリニューアルを終え、フェーズ2以降も担当しています。

管理会計システムの導入支援(フエニックス・コンタクト様)では、元請を介さない直契約で、お客様の立場に立つPMOとして参画しました。導入前に使っていたExcelの改修を通じて現状の管理会計の流れを押さえ、パッケージに業務を合わせる部分と、設定や追加開発で対応する部分を切り分けました。導入そのものは別の会社が担当し、当社は計画づくり、会議体の運営、課題管理を担っています。

まとめ

• 社内にPMがいないなら、決める力は社内に、整理して進める力は外部に置く
• 外注の前に「何のために作るか」「誰が決めるか」「今どうしているか」の3つを決める
• 開発会社は、金額より先に、要件定義から入れるか、誰がPMを担うかで選ぶ

自社の状況に当てはめて進め方を相談したい方は、お問い合わせからご連絡ください。PMが同席してお話しします。