販売管理システムは企業内のシステム形態で最も普遍的なシステムの形の1つなので、似たようなソフトウェアが非常に多く存在します。細かい点を比べてみれば勘定奉行と大蔵大臣と弥生販売と販売王の違いは明確になるのでしょうが、その違いを正確に把握することは難しいです。
そういったこともあって、特に後発の販売管理システムはWebブラウザで簡単操作、必要最低限のシンプルな機能で使いやすいというメリットを謳うものが多いように思います。これだけ出来るなら良いじゃないですか、というわけです。
どのソフトウェアにも一長一短があります。特に選択肢が多様にある販売管理システムを選ぶ時に、注意したい代表的な点を５つ挙げましたので、ご参考になれば幸いです。
スタンドアロンかネットワーク型か
簡単に言えば、1台のパソコンで動けばいいのか何台かのパソコンで同期を取りたいのか、です。前者は5万円もあれば買い切りのソフトがありますが、後者のネットワークでデータ共有型になると、値段が跳ね上がります。ネットワークで共有するタイプはインストールするパソコンの台数に比例して値段が上がりますので、その点も確認しておきましょう。
企業内LANかインターネットか
ネットワーク型の通信形態の話で、外出先でも見たいのであればインターネットにデータを置いているタイプの販売管理システムが有利です。販売管理システムのメジャーな製品は殆ど企業内ネットワーク内に親機を構築し、子機は親機にぶら下がるという仕組みを取ります。この場合、社外にいて社内のシステムにアクセスするための整備が必要となるので、注意が必要です。
操作性
操作感を重要視するなら、Webではなくデスクトップアプリケーションを採用している販売管理ソフトを選ぶべきです。販売管理システムでは、顧客からFAXやメール等で送られてきた注文書の明細を転記する入力作業が非常に多いです。明細業の入力の打鍵数を以下に減らすことが出来るか、視線の動きを固定化することが出来るかは、意外と使い勝手に直結します。
請求処理
どこまでを求めるのかによるのですが、合算請求・任意期間の請求・締め直し/解除の仕様などは確認すべきです。合算請求とは、複数店を運営しているお客様に多い形態です。納品書は各店舗に送付し、請求書は本社一括という形態です。この形態に対応していないと大変面倒なことになる恐れがあります。
また、締め日の変更などで任意の期間の請求書を求められるケースがあります。20日を31日にするケースで、3/21〜4/30までの請求書が欲しいというケースです。レアケースですが、あると便利です。
販売管理システムによっては、締め直しや解除が一度にできない場合があります。ある顧客の請求を3ヶ月前に遡って締めを解除し、再度締め直したいという時に、前月・その前月という格好で月単位でしか解除できない場合があります。
色々書きましたが、現実的には合算請求の有無が一番のポイントになるでしょう。
残管理
多くの企業で販売管理システムを導入し、売上や顧客の管理の仕組みがあるのに、自社の事業運営の振り返りが難しくなっています。当方が考える最大の理由は「残管理」を行うための仕組みがないことです。
残管理とは「売れ残りや売り逃しがどれだけあったのか、数字で把握できていること」を指します。企業の販売活動は残管理の戦いです。売れ行きについては請求管理のソフトがあれば集計できます。でも、「どれだけ売り逃しているのか」は管理出来ません。その企業が持っている事業内容や営業戦略によって、管理したい残が異なってくるからです。
残管理を言い換えれば、「売上に上がらない数字の管理」です。 売れたものは誰でも分かります。絶対に数字に残るからです。問題は、その数字がどう推移しているのかを「残管理」によって事実を把握しているかどうか。数字を管理するというのは、推移を管理することになります。そういった変遷が追える状態になっている販売管理システムは早々ないと思いますが、IT活用という点では抑えて頂ければと思います。