Eメールはコミュニケーションを取る手段としては最悪の部類に入るもので、ほとんどはSlackのようなチャットツール、画面共有などが必要な場合はZoomを活用するようにしています。Teamsでも同じですが、使い慣れたツールを使っているまでです。

コミュニケーションは双方向性が重要ですが、Eメールは特に「共同作業」に全く向いていません。テレワークでEメールだけで社内コミュニケーション取ってる所を想像してみましょう。背筋が寒くなりませんか？ 

いくつか理由があるので、書いていきます。

１つのメールに複数の事項が含まれることがある

Xさんに修正事項Aをメールする→Xさん返信→思い出した！Bもやってくれ。

こういう流れが生み出されると、お互いに追いかけるのが困難になり、対応が遅れる or 対応漏れが起こりえます。メール見たのかって文句を言ってもしょうがない。仕組みが悪いのです。

件名からずれてきたら、別の件名で別のメールを立てる派のワタシですけど、全く本質的ではない。Slackならスレッドなりで管理できるのにって思います。

対応したログが残らず、どんな意思決定をしたのか見えなくなる

メールは返信で追跡できるとはいえ、「５件ぐらいメールをやり取りしたけど、今はどうなったの？」という状態管理を行うのには向いていません。毎回毎回メールを掘り起こすのはストレスが貯まります。

メールにしか残ってない情報があると、誰にどれだけ何の仕事(作業)があるのか全体像が把握するのが難しく、作業の優先順位をつけることが困難になります。

アクション不要のとりあえずCCが横行する

隙あらばCCを入れてくる人がたまにいます。流れを追っておいてねという親切心だと思いますが、情報共有の肝は、「関係ないけど取り敢えず見とけ」を如何に排除できるかです。アクションのいらない途中経過報告は不要。結果だけで充分。

自分のアクションに関係ないノイズを減らさなければコミュニケーションのオーバヘッドが大きくなる一方です。

過去の情報にアクセスできない

Eメールでは過去の情報に新しいメンバーがアクセス出来ません。一度送られたEメールはどこか共通の場所に格納されませんので情報が適切に蓄積されない。その結果、新規に参加したメンバーが、過去の情報にアクセスできなくなり、キャッチアップが必要な新規参加メンバーからすると、非常にツラい状態です。

社内メール禁止で見直すコミュニケーション・パス

社内メールを禁止しても、当然ですが必要なコミュニケーションは残ります。作業指示・問い合わせや質問・会議のリマインド・ワークフロー通知・勤怠連絡などが代表的なものでしょうか。これらは全てSlack等のチャットツールに統合できます。社内のコミュニケーションは全てSlack/Teams等に統合すべきです。

意外な盲点は、メールの添付ファイルです。添付ファイルの管理も結構面倒ですが、SlackであればGoogleドライブとの連携が可能です。TeamsもSharePoint/OneDriveで連携可能なはず。

外部のお客様とのやり取りはどうするんだと言われますが、Slackに招待しつつ、ゲストと共有するGoogleWorkspaceを作り、課題管理用のWebサイトを立ち上げ、メールを一切使わないコミュニケーションを実現しています。

メールを頻繁にやり取りしたところで、生産性が上がるわけではありません。

どんどんメールを排除しましょう。社内コミュニケーションの風通しの良さはメールから産まれることはありません。