経済産業省が DX(デジタル・トランスフォーメーション)という紋所を掲げて、日本の労働生産性を上げるとメッセージを出したのが2019年でした。その後、コロナ禍のテレワーク需要もあり、可能な限り「どこにいても仕事ができる環境」を作らねばならない時代になろうとしています。

飲食業・保育や医療・倉庫業など、人と対面しないと何もならない仕事や、倉庫に行かないと出荷ができない仕事などはありますが、データをやり取りすることでコミュニケーションが取れる仕事であれば、テレワークが可能です。

中小企業白書によると「テレワークに適した仕事がないから」がテレワークに移行できない原因のようですが、テレワークに適さない仕事を探すほうが難しいと思います。

テレワークを担保する仕組みも高度化すればするほどお金がかかりますが、何から始めたらいいんですかという会社さんには「Google Workspaceから始めよ」と伝えています。

テレワークの基本的人権 = Google Workspace

みなさんがPCで業務を行っているのに必要なのは、概ねこういったソフトウェアでしょう。これらは、全部どこでも、どの端末でも、利用できるサービスです。

– メール
– ブラウザ
– Office(Excel / Powerpoint)
– ファイルサーバ

共有フォルダ用のサーバが会社にあって、会社のネットワークに接続しないと見られないという状況だとしたら、すぐに脱却してください。テレワークとの相性、最悪です。

社内共有ファイルサーバは、コスト面でも運営の手間という点でも、何も良いことが有りません。ファイルサーバのハード代、ディスク故障時のリカバリ、日々のデータのバックアップ運用など、運用の手間暇をコストに換算すれば年間で最低30万は超えると思います。ハードウエアのメンテナンスは、個人的に最もやりたくないことです。手間に合うリターンが得られない。

Google Workspaceであれば、最低プランが月額680円/ユーザーなので、680x10x12 = 81,600円/年間です。

私達がGoogle WordSpaceを使っている理由は、以下の通りです。

1. Gmailが最高のメールサービスだから
2. Googleの強力な検索機能
3. Googleドキュメント/スプレッドシート/スライドが好き
4. Active DirectoryのようなWindows前提の認証基盤がない
5. プロジェクトワークとの親和性

まず、Gmailから離れることができませんでした。速いし迷惑メールフィルタは優秀だし探すの簡単。

テレワークを進めるにあたって、特に重要なのが情報共有。情報共有の肝は、共同編集ができることです。同じファイルを複数人で閲覧・修正することができて、最新の状況にアクセスできること。Googleドキュメント/スプレッドシート/スライドには、共同編集前提で作られています。

4番目のActive Directoryですが、当社はMacが標準機。Windows前提のユーザー認証の仕組みを持っていませんでした。今ではMacユーザーでもAD認証できますけど、Google Workspaceにログインできるか否かで充分。

5番目のプロジェクトワークですが、私達のような顧客の個別の不透明な課題に道筋をつけて解決する仕事の場合、顧客ごとのデータ共有やワークスペースが必要になります。そのテンプレートみたいなのもすぐ作れました。

私達はGoogleのサービスを使って生産性を上げる仕組みを作ったので、それを使っています。

皆様の働き方改革が進みますように。