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世界最強の業務実行 ・業務改善ツール、Excel。Excelそれ自体はあまり好きではないですけど、Excelの偉大さは身体でわかっています。改めて、Excelの持っている強力無比なパワーをリストアップしましょう。

  1. 何百個ファイルを作っても値段が変わらない
  2. プログラム入りの書類が作成できる
  3. シート間連携など、データを連携する仕組みがある
  4. VBAのように、上級者がプログラムを書くことが出来る
  5. コピペ、セルや行の選択等、Webブラウザでは実現が困難な高い操作性

操作性が高く、何個作ってもお値段据え置きで、フォーマットやロジックなどが自分の好きなように埋め込めるので、覇権を取るわけですよね。

ただ、自由度が高すぎる上に、属人性やスキルの差がそのまま出てしまい、秩序を保つのが難しく「自由すぎるExcel」が生まれてしまう弊害があります。

Excelを使った業務がキツくなる理由は相場が決まっていて、似たようなデータが散在して、どれを直していいかよくわからない状態になった、です。

左上にそれっぽい表が作られているけど、横にスクロールすると上のほうになにかのデータが手入力によって計算結果を返しているが、使っているのはSUMしている列だけ… 右下にはなんかの計算・確認がされているようだが、利用用途が不明。整理したくても使ってる本人も自分が使っている部分と前からあったけど怖くて整理できない部分があるみたいな、そんな状態です。何度も見ました。

肥大化する背景も単純で、外部データをもとに集計処理を行っているからです。「VLOOKUP(共有フォルダ¥なんとか.xlsx!案件シート)」とかやり始めて、1回でもそれなりに連携できたら、雪崩のように連携・集計が開始されます。似たようなちょっとづつ違う何かが量産される。集計に使う関数の相場は決まっているし、1日あれば出来ちゃうものも多いです。

さて、そんなExcelとの付き合い方ですが、ここでは例を上げて脱・Excelすべき場合と、Excelをそのまま運用して良い場合についてご案内します。

脱・Excelしないとダメな例は、案件管理/見積管理など、複数の人がその数字をもとにコミュニケーションを取り、個別の対応が必要な業務です。Excelで同時編集できればいいという問題でもなく、Excelという仕組みで管理することが向いていません。

Excelは個別の案件ごとの進捗を管理するのは限界があります。この場合は、Webデータベース化して、個別の案件の進捗をその中でコメントのやり取りなどでQAを行い、集計機能を使うなどします。案件の進捗をExcelに書き出すと、誰が何をどんな話をしたのか意味がわからなくなります。履歴を追いかけたり、個別に違うアクションを取ったりする必要のある性質の業務は、Excelから脱却すべきです。

Excelを続けて良い場合は、更新頻度が少なく、個別の計算が色々必要な経理・予算管理系の業務です。人は動かないけど数字だけ動く上に、メンテナンスする人が1人か2人。役割も固定など。

予算管理の実例です。事業部の経費予算を積み上げ経営管理の部署が全社の予算を組むという業務。これをExcelでやっていて、色んなシートや数式が乱れ飛んでおり、何が起点となっているのかわからない状態。

当初はExcelを卒業してシステム化してサクッと予算を組みたいというのが先方の希望でしたが、按分ロジックが科目によって多岐にわたるのと、色んな形式のデータ集計が必要(10数個の異なる集計を用いた結果が必要)だったので、Excelで行きました。これをWebデータベース化して画面作ってSQLに該当するプログラムを組んで外部出力〜なんてことしてたら、大変な手間。

年に1〜2回しかやらない業務で日々入れるものじゃないので、Excelが適していました。集計する箇所だけVBAを組んでデータベース化し、データベースに該当するシートが更新されたら他の10数個のシート並びにピボットテーブルの計算結果も連動して変わる仕組みを用意しました。

これにより、変更が入ったら全てを再計算して作り直して〜みたいな地獄を這っていた業務が、ボタン一つで最新の予算が組めるようになったので、150時間→50分程度の時間短縮に成功しています。会心の「続・Excel」案件でした。

管理しているデータが単なる集計結果ならExcelでやっていける可能性は高いですが、案件管理や顧客管理のように先週と今週で状況が変わり、個別の対応が必要な業務はExcelやめましょう。

キーワードは「コラボレーション」です。コラボレーション度合いが高ければ高いほど、Excel管理は辞めるべき。低ければ低いほど、Excelで閉じて管理できます。

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このご依頼の場合、価格にブレが生まれやすくなります。理由はIT導入の支援の幅にあります。成し遂げたい成果を得るために、入れるべきツールが違うことがまずあります。また、ツールを導入するだけでなくデータを入れて業務にあった設計を行う必要があったり、カスタマイズによってプログラムを追加する必要があるなど、アナログな作業の振れ幅があるためです。

適宜その都度の予算感は申し伝えますので、調整しながら進めていただいています。

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