背景及び課題
広報制作物や、WEBメディアやソーシャルメディアの制作・運用・活用支援、映像制作、イベントの運用などを総合的に行っていたプロモーション会社様。社内の慣例で、見積・契約・発注などの管理は全てExcelによって管理されていました。
Excel管理が破綻しやすい・運用が大変な理由は下記のとおりです。
- ファイル名でしか検索できない。お客様の名前ぐらいなら簡単ですが「昨年10月に映像制作で見積もりをとった案件」という検索は絶望的。ひとつひとつファイルを開かないと確認できず、探すのが大変。
- Excelそれ自体に、共同編集できる仕組みがない。また、変更履歴も追えないので、修正した見積もりを出す場合に、「XX_修正版」のようにファイルが増えてしまう。
- 進捗管理や受注判定など、誰がどの案件をどれだけ抱えて結局どのステータスまで進んだのか、Excelのファイルを眺めるだけは判断ができない。
- データがExcelに閉じてしまうため、数字の集計を始めとした自動化処理ができない。
Excelはコラボレーションに絶望的に向いていません。
情報共有の肝は顔が見えることではなく、共同編集ができること。同じファイルやデータを複数人で閲覧・修正でき、最新の状況がみればわかること。Slackのようなチャットツールでも、同じチャンネル・スレッドにみんなでやり取りが出来るから、共有できます。このように、色んな人が入れ替わり同じデータにアクセスでき、共同編集できる状態をコラボレーションと定義しています。このようなインフラがないと、「誰かにちょっとずつ確認して、待って、直して、また確認して...」という無駄な時間が増えます。
改善策
- 見てのとおりですね、Excel入力を完全に排除しました。
- 顧客・案件・見積・契約・発注の5つのアプリを作り、帳票はプラグインを使って出力しました。案件アプリを叩けば、案件番号に紐付いた見積・契約・発注の明細がすべて見れるようになっています。全ては案件アプリを起点に動くようにしました。
業務改善コンサルティングメニューのご案内
ただただ自社の相談だけを専門家にぶつけて情報を収集したい、課題を整理したいお客様へのサービスです。Zoomでお話を伺いながら、私どもがリアルタイムで議事メモを用意し、数日後に納品して終了となります。
議題が特になければ、私どもがいつも使うヒアリング項目を元に深堀りします。社内の予算取りの一助に使って頂いたケースもあります。まずはお話を伺わせてください。
顧問(アドバイザリー型)のコンサルティングです。定例の打ち合わせ、メール・電話などでの質問によるアドバイスを組み合わせた顧問契約です。ある程度、自社でIT活用が進んでおり業務改善を自立的に推進できる体制が整っている企業が、業績改善やIT運用サポートを得るためにお使い頂けます。
当社に業務改善コンサルティングを依頼頂き、業務分析〜業務課題抽出〜構想立案〜IT導入支援までを一式でご依頼頂く場合です。業務を変えて根付かせるためのIT導入を支援致します。IT導入は別の会社にお願いされるケースでも全然OKです。その会社さんから最高の支援を頂ける等尽力します。
このご依頼の場合、価格にブレが生まれやすくなります。理由はIT導入の支援の幅にあります。成し遂げたい成果を得るために、入れるべきツールが違うことがまずあります。また、ツールを導入するだけでなくデータを入れて業務にあった設計を行う必要があったり、カスタマイズによってプログラムを追加する必要があるなど、アナログな作業の振れ幅があるためです。
適宜その都度の予算感は申し伝えますので、調整しながら進めていただいています。