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背景及び課題

広報制作物や、WEBメディアやソーシャルメディアの制作・運用・活用支援、映像制作、イベントの運用などを総合的に行っていたプロモーション会社様。社内の慣例で、見積・契約・発注などの管理は全てExcelによって管理されていました。

Excel管理が破綻しやすい・運用が大変な理由は下記のとおりです。

  1. ファイル名でしか検索できない。お客様の名前ぐらいなら簡単ですが「昨年10月に映像制作で見積もりをとった案件」という検索は絶望的。ひとつひとつファイルを開かないと確認できず、探すのが大変。
  2. Excelそれ自体に、共同編集できる仕組みがない。また、変更履歴も追えないので、修正した見積もりを出す場合に、「XX_修正版」のようにファイルが増えてしまう。
  3. 進捗管理や受注判定など、誰がどの案件をどれだけ抱えて結局どのステータスまで進んだのか、Excelのファイルを眺めるだけは判断ができない。
  4. データがExcelに閉じてしまうため、数字の集計を始めとした自動化処理ができない。

Excelはコラボレーションに絶望的に向いていません。

情報共有の肝は顔が見えることではなく、共同編集ができること。同じファイルやデータを複数人で閲覧・修正でき、最新の状況がみればわかること。Slackのようなチャットツールでも、同じチャンネル・スレッドにみんなでやり取りが出来るから、共有できます。このように、色んな人が入れ替わり同じデータにアクセスでき、共同編集できる状態をコラボレーションと定義しています。このようなインフラがないと、「誰かにちょっとずつ確認して、待って、直して、また確認して…」という無駄な時間が増えます。

改善策

  1. 見てのとおりですね、Excel入力を完全に排除しました。
  2. 顧客・案件・見積・契約・発注の5つのアプリを作り、帳票はプラグインを使って出力しました。案件アプリを叩けば、案件番号に紐付いた見積・契約・発注の明細がすべて見れるようになっています。全ては案件アプリを起点に動くようにしました。