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背景及び課題

卸売・小売(ネットショップ)を行っているお客様です。小売店やカフェなどに卸売販売を行いながら、直販で一般消費者様向けにネットショップを運営しています。ネットショップの運営も徐々に軌道に乗り始めたところで、ネットショップの運営で最も面倒なのが、在庫の更新でした。

在庫は、小売店だけではなく卸売によって、日々変化します。最新の在庫は販売管理システムにあるのですが、販売管理システムの在庫とネットショップの在庫は同じデータベースにできないので、別管理になります。そのため「あるはずの商品がない」「既に入荷している商品が欠品で機会ロス」という問題のほかに、以下の在庫を更新するフローが地味に時間がかかり、数時間を費やすこともあったそうです。

  1. 販売管理システムの商品一覧画面を立ち上げる
  2. ネットショップの管理画面にログイン
  3. 該当の商品を検索して編集画面を開く
  4. ①で起動した画面と見比べて在庫を更新

販売管理の在庫をネットショップに反映するために、自社システムの在庫データを取得し、BASEの商品APIを叩いて在庫を同期する仕組みを作りました。

改善効果

在庫の同期が自動化されたので、運用の手間そのものがなくなりました。
BASEのAPIを叩くプログラムは、30分に1回、定期的に実行しています。Heroku上で実行されています。

次の課題は、ネットショップの注文に対する倉庫への出荷指示でした。これも連携ができないので手入力(BASEの注文書PDFをダウンロードして、それを見ながら販売管理に打ち込む)していました。連携できない理由は、CSVフォーマットの不一致。販売管理が受注データを取り込めるCSVフォーマットに変換すれば、ファイル取り込みで自動化出来ることがわかりました。

BASEの注文データCSVを販売管理の受注取り込みCSVフォーマットに変換する、VBAを組みました。VBAで変換したCSVはデスクトップに保存されるので、そのCSVを取り込むだけです。

システムを入れるのではなく、ちょっとしたプログラムを書くだけで確実に業務改善ができることが多くあるのだなと改めて感じました。