顧問エンジニア

社内のコミュニケーションは「デザイン」するもの

情報共有の肝は、情報を削ること

社内SNS、チャット、メール、グループウエア… 昨今では様々な情報共有をするサービスやツールが多くあります。各々使い分けをしているようで、混在している社内コミュニケーションツールをどう使っていいかよく分からないケースも増えてきました。

情報共有の肝は、「直接関係ないけど、取り敢えず見てくれ」をどれだけ排除できるか。あの人にも一応見てもらおうという意味で共有するのはわかりますが、その方が意思決定に携わらないのであれば極力外すべきです。そのような内容が他にも積み重なると、段々見なくなります

とりあえず見て欲しい情報は、まず誰もじっくりと見ません。必要な人に必要な情報だけを届けること。嫌な言い方ですが、自分のアクションに関係ないノイズを減らすこと。それを意識しなければコミュニケーションのオーバヘッドが大きくなる一方です。

社内メールは辞めよう

社内の人同士でやり取りするメールを極力減らしましょう。実はこれが一番多かったりします。

もちろんファイルの受け渡し等は必要でしょうが、業務連絡等は口頭かチャットで済ませられることが多くあります。メールは対外的な証拠として文章化する意味はありますが、内部でそれをやると時間ばっかりかかります。

チャットのグループを増やすのは辞めよう

チャットワークのようなチャットツールをお使いの場合、色んなグループチャットを増やすことが出来ます。が、自分が見なくてはいけないグループチャットを増やすのは作業だけが増えて仕事の質が堕ちて疲れるだけです。骨折り損のくたびれもうけになってしまいます。

社内にいることが少ない経営陣は色んな情報を管理したいとお考えかもしれませんが、管理する情報を増やすのではなく一本化するのがベターです。必要な情報はそんなに多くありません。

コミュニケーションは業務そのもの

社内コミュニケーションを良くする為には、仕事の流れ全体を再考して、各々の立場の人間がスムースに仕事ができるようにならなければなりません。その上で、コミュニケーションも改善されるからです。

コミュニケーションがスムースに行っていないのであれば、業務の見直しのサインかもしれません。どんな情報があれば良いのか、どんな判断が出来れば良いのか。じっくりと議論してください。

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